Rechtbank vraagt aandacht voor verlies aan kostbare voorbereidings- en zittingstijd

en

de heffingsambtenaar van de Belastingsamenwerking Oost-Brabant, de heffingsambtenaar (gemachtigde: mr. N.H.W. Elfers).

Inleiding

1.1. De heffingsambtenaar heeft eiser met de beschikking van 22 februari 2023 met aanslagnummer [nummer] laten weten op welke WOZ-waarde de heffingsambtenaar de woning van eiser heeft beschikt. De waarde is vastgesteld per waardepeildatum 1 januari 2022 en geldt voor het kalenderjaar 2023.

1.2. De heffingsambtenaar heeft met de uitspraak op bezwaar van 9 januari 2024 (de bestreden uitspraak) de waarde van de woning verlaagd. Ook heeft de heffingsambtenaar een proceskostenvergoeding van € 720,26 toegekend.

1.3. Op 29 januari 2024 komt de heffingsambtenaar tot de conclusie dat het bedrag aan proceskosten is gebaseerd op de forfaitaire bedragen van 2023 in plaats van 2024 en gaat over tot betaling van het juiste bedrag van € 748,62 op de rekening van eiser (op

1 februari 2024).

1.4. Eiser heeft op 20 februari 2024 beroep ingesteld tegen de toegekende proceskostenvergoeding.

1.5. De heffingsambtenaar heeft op het beroep gereageerd met een verweerschrift op 9 april 2024. Eiser heeft hierop gereageerd met een nader stuk op 6 mei 2024.

1.6. In deze uitspraak beoordeelt de rechtbank het beroep van eiser tegen de hoogte van de bij de bestreden uitspraak toegekende proceskostenvergoeding.

1.7. De rechtbank heeft het beroep op 12 juli 2024 op zitting behandeld. Hieraan heeft de gemachtigde van de heffingsambtenaar deelgenomen. Eiser en zijn gemachtigde zijn met kennisgeving niet verschenen.

1.8. Na sluiting van het onderzoek heeft de gemachtigde van eiser op 20 augustus 2024 per mail gewezen op de gewijzigde jurisprudentie van de Hoge Raad ten aanzien van de hoogte van de vergoeding proceskosten in bezwaar.

1.9. De rechtbank heeft het onderzoek heropend en de heffingsambtenaar gevraagd om een reactie.

1.10. De heffingsambtenaar heeft niet gereageerd.

1.11. Nadat geen van beide partijen desgevraagd heeft verzocht om een nadere zitting, heeft de rechtbank het onderzoek wederom gesloten.

Overwegingen

Procesgedrag in deze zaak

2. Het is de rechtbank niet ontgaan dat de gemachtigde van eiser opvallend stevige taal gebruikt in zijn producties. Met name in de schriftelijke reactie op het verweerschrift gaat hij naar het oordeel van de rechtbank de grenzen van wat van een professioneel gemachtigde verwacht mag worden te buiten. De rechtbank doet een bloemlezing:

Uit deze bewoordingen klinkt een weinig zakelijke houding. Eerder polariseert het de verhoudingen tussen de gemachtigde van eiser en de heffingsambtenaar. Het is daarom te meer jammer dat de gemachtigde van eiser niet naar de zitting is gekomen om de achtergrond van deze woordkeuze te bespreken.

3. De gemachtigde van eiser heeft zich namelijk de avond voor de zitting afgemeld. Dat is rijkelijk laat. Als reden wordt opgegeven “de afstand”. Naar de rechtbank begrijpt de afstand tot de rechtbank. Deze opmerking is zonder nadere toelichting onbegrijpelijk, nu de afstand tussen het kantoor van eisers gemachtigde en de rechtbank niet onoverbrugbaar lijkt en eiser op ongeveer 20 kilometer afstand van de rechtbank woont.

4. Van de gemachtigde van de heffingsambtenaar begreep de rechtbank op de zitting dat dit patroon (van afmelding voor zitting) zich in meerdere zaken voordoet. Dat vindt de rechtbank geen goede zaak. (Professionele) kritiek hebben mag, maar dan moet daarover ook met open vizier het mondeling debat gevoerd kunnen worden. Door niet te verschijnen op de zitting wordt dat gesprek gefrustreerd. Bovendien hebben zowel de heffingsambtenaar als de rechtbank zich voorbereid op dat gesprek en zijn er vooraf door de rechtbank vragen geformuleerd om de discussie vorm te geven. Dat is (grotendeels) vergeefs geweest.

Procesgedrag in WOZ-zaken algemeen

5. De rechtbank neemt hier de ruimte om het probleem van late afmeldingen en intrekkingen breder te belichten. Deze rechtbank, maar de rechtbank heeft begrepen dat het fenomeen zich in het hele land voordoet, wordt de laatste tijd opvallend vaak geconfronteerd met late intrekkingen van beroepen die betrekking hebben op WOZ-geschillen. Dan gaat het om zaken die zijn aangebracht door bureaus die werken op no cure-no pay-basis. Ondanks de inspanningen van de rechtbank om deze ontwikkeling van late intrekkingen in te dammen, is de stroom aan intrekkingen nog niet gestopt. De rechtbank heeft in diverse zaken naar aanleiding van een intrekking ofwel gebeld ofwel schriftelijk gevraagd om een toelichting op de intrekking en/of een uitleg gegeven over de onwenselijkheid van deze handelwijze. Omdat het desondanks een uitdijend probleem lijkt, zal de rechtbank het een en ander hierna nader beschouwen. Na een intrekking kan de rechtbank geen uitspraak meer doen omdat er geen zaak meer is. In de onderhavige zaak kan de rechtbank nog wel uitspraak doen en neemt die gelegenheid te baat om wat breder te reflecteren op de huidige praktijk in een deel van de WOZ-zaken.

6. De rechtbank heeft overwogen om in deze uitspraak uit te werken hoeveel en welke handelingen er per gemiddelde beroepszaak door de medewerkers van de rechtbank in de afzonderlijke fases die een dossier doorloopt worden verricht. Omdat dit resulteerde in een groot stuk tekst dat naar zijn aard niet volledig kan zijn en daarmee geen recht doet aan al het werk en de skills van de betrokken professionals, heeft de rechtbank daarvan afgezien. Het blijft echter een feit dat elke beroepszaak vanwege de functie van de rechtbank in de rechtstatelijke constellatie met de grootst mogelijke zorg wordt behandeld. Dat vraagt veel inzet en tijd van diverse medewerkers vanuit ieders eigen discipline.

7. De rechtbank zal overigens de laatste zijn die beweert dat de gang van elk dossier smetteloos verloopt. Ook binnen de keten die een dossier binnen de rechtbank doorloopt, faalt wel eens een schakel. Zo is de omschakeling naar digitaal procederen voor alle betrokkenen een leertraject. Daar zit helaas nog wel eens ruis op de lijn. De rechtbank handelt vervolgens naar bevind van zaken om het dossier op een voor alle betrokkenen aanvaardbare en passende wijze te behandelen.

8. Het zittingsrooster wordt ongeveer een half jaar van te voren bepaald. Het is een ingewikkeld proces om zittingsruimte (zaal), zittingstijd (behandelduur), zittingskoppel (rechter(s) en griffier), bodecapaciteit enzovoort op elkaar af te stemmen. Een eenmaal vastgesteld rooster is daarom lastig aan te passen en zeker niet veelvuldig en/of last-minute. Dat maakt dat de rechtbank niet heel veel speelruimte heeft in het schuiven met zaken van bijvoorbeeld het ene zittingskoppel naar het andere. De rechtbank probeert zaken van partijen te clusteren om de reisbewegingen van gemachtigden te minimaliseren. Dat maatwerk kost veel tijd in de voorbereiding. Die tijd is vergeefs besteed bij grote aantallen intrekkingen.

9. Het voorgaande maakt dat laattijdige intrekkingen onwenselijk zijn. Veelal wordt bij een intrekking geen reden vermeld. Onduidelijk blijft daarom waarom in zo een laat stadium wordt ingetrokken en waarom dat niet veel eerder kon. Dat maakt al het voorgaande des te wranger. En wrang is ook dat er zo veel andere zaken liggen te wachten op behandeling door de rechtbank. Het is een feit van algemene bekendheid dat de rechtspraak onder druk staat. Dat geldt voor de belastingrechtspraak in het bijzonder. Met het landelijke tekort aan rechters en de sterk gestegen instroom van WOZ-zaken de afgelopen jaren streeft de rechtbank er naar om de besteding van zittingstijd, rechterscapaciteit en de administratieve en juridische ondersteuning te optimaliseren. Daarbij is de rechtbank sterk afhankelijk van partijen. Het is niet voor niets dat deze rechtbank in maart 2024 een comparitiezitting heeft georganiseerd tussen een grote no cure-no pay speler en 18 heffingsambtenaren om te kijken wat alle betrokken (dus inclusief rechtbank) voor elkaar kunnen betekenen om de gang van zaken zoveel mogelijk te stroomlijnen. Dat deze materie een grote mate van taaiheid vertoont zal duidelijk zijn. De belangen van partijen, de hoeveelheid zaken, de verschillende fases die een dossier doorloopt, de beschikbaarheid van de partijen en rechtbankmedewerkers: het maakt aanpassingen in de gang van zaken tot een grote uitdaging. Maar ondoenlijk is het niet.

10. Het voorgaande geldt grotendeels ook voor afmelding richting zitting. Als zaken eenmaal op zitting worden gepland, krijgen zij een schaars goed toebedeeld: zittingstijd. Als een partij daar geen gebruik van wil maken, dan moet deze partij dat bij voorkeur zo spoedig mogelijk laten weten. Gebeurt dat in een heel laat stadium (de avond, de nacht, de ochtend voor de zitting of zelfs als de zitting als is begonnen, bij de centrale bodebalie van de rechtbank), dan ontneemt de afzeggende partij de tegenpartij de mogelijkheid om zich te beraden op eventueel afzien van de zitting en eventueel instemmen met een afdoening buiten zitting. Dit staat nog los van het feit dat een dergelijke handelwijze niet professioneel is. Een late afmelding bereikt de tegenpartij vaak niet op tijd en deze heeft zich voorbereid op een zitting met aanwezigheid van de andere partij.

11. Als de lezer van deze uitspraak denkt “Wat een frustratie!” dan is die observatie niet onjuist. De bestuursrechter heeft een belangrijke taak binnen de drie staatsmachten maar is uiteindelijk ook een overheidsorgaan dat op verzoek (door het indienen van een beroepschrift) een service verleent aan de rechtzoekende. Die serviceverlening staat onder zware spanning en daar wil de rechtbank iets aan doen. Alles wat die spanning kan verminderen, is het onderzoeken daarom waard.

12. Het voorgaande brengt de rechtbank tot de wens dat partijen in een vroeg stadium naar de aangebrachte WOZ-zaken kijken en onderzoeken of eventueel een compromis tot de mogelijkheden behoort. Als dat niet het geval is, moet de eisende partij voor zichzelf de balans opmaken of de zaak wordt doorgezet. Als dat om hem/haar moverende redenen niet het geval is, dan verdient het de voorkeur dat die intrekking zo spoedig mogelijk wordt gedaan om te voorkomen dat de zaak op zitting wordt gepland. Als de zaak al op zitting staat gepland, dan verdient het voorkeur om niet te wachten met een intrekking tot een week voor de zitting. Bij voorkeur is het bericht met een zittingsdatumvoorstel concreet aanleiding om zich te beraden op doorzetten van de zaak. Vervolgens is het zaak om zo snel mogelijk na ontvangst van die kennisgeving de rechtbank te laten weten dat het beroep wordt ingetrokken. Alleen dan kan de rechtbank nog een andere zaak inplannen.

13. Een min of meer vergelijkbare wens geldt voor de aanwezigheid op zitting: als een partij weet dat hij niet naar de zitting gaat, dan moet deze partij dat direct doorgeven, zodat de tegenpartij eventueel ook kan afzien van de zitting. De zaak kan dan zonder zitting worden afgedaan en de schaarse zittingstijd kan aan een andere zaak worden toebedeeld.

14. Met deze uitspraak vraagt de rechtbank aandacht voor het verlies aan kostbare voorbereidings- en zittingstijd door het ruim aanbrengen van zaken die te laat in het traject worden ingetrokken of waar een partij niet op zitting verschijnt. Dat verlies heeft direct gevolgen voor de doorlooptijd van andere zaken. Los van de voorbereidingstijd van de rechtbank is er ook de voorbereidingstijd van de heffingsambtenaren. Ook die tijd wordt uiteindelijk betaald uit belastinggeld. Het is daarom in ieders belang dat alle betrokkenen goed nadenken over de zaken die zij aanbrengen, te allen tijde vlot communiceren en sowieso tijdig laten weten of een beroep gehandhaafd wordt en – zo ja – of behandeling op een zitting noodzakelijk is.

Reden voor publicatie

15. Het voorgaande (onder 5 t/m 14) is de reden dat deze uitspraak wordt gepubliceerd. Niet om aan naming & shaming te doen ten aanzien van wat is overwogen onder 2 t/m 4. De rechtbank heeft daarom de naam van de gemachtigde geanonimiseerd, hoewel dat volgens de anonimiseringsrichtlijn strikt genomen niet had gehoeven.

Inhoudelijk

16. Tussen partijen is niet in geschil dat de heffingsambtenaar abusievelijk het forfaitaire bedrag uit 2023 heeft gebruikt in plaats van het destijds nog te hanteren lage tarief 2024 bij de berekening van de proceskostenvergoeding. Hoewel namens eiser is aangevoerd dat hij niet in zijn administratie gaat kijken of de overboeking inderdaad het juiste bedrag betreft, is op zich ook niet door hem bestreden dat de heffingsambtenaar deze omissie feitelijk heeft hersteld door het juiste bedrag over te maken. Daarvoor is bovendien voldoende schriftelijk bewijs overgelegd door de heffingsambtenaar. Hoewel de gemachtigde van eiser aangeeft dat het hem niet te doen is om de proceskosten in beroep, is op basis van de stukken- en standpuntwisseling van partijen niet duidelijk welk procesbelang eiser wél heeft bij correctie van het bedrag in de bestreden uitspraak. Eiser en zijn gemachtigde zijn ook niet naar de zitting gekomen om dat (proces)belang toe te lichten. De rechtbank zou op basis van dit feitencomplex tot de conclusie zijn gekomen dat deze procedure geen redelijk doel nastreeft en de rechtbank had het beroep daarom niet-ontvankelijk zullen verklaren wegens ontbreken van (proces)belang.

17. Enkel vanwege het na sluiting van het onderzoek binnengekomen bericht lijkt er echter nog procesbelang bij de zaak. De Hoge Raad heeft in haar arrest van 12 juli 2024, ECLI:NL:HR:2024:1060 bepaald dat het jarenlang gehanteerde lage tarief voor vergoeding van proceskosten in bezwaar in lokale belastingzaken buiten toepassing moet worden gelaten.

17.1. De heffingsambtenaar heeft de mogelijkheid gekregen om te reageren op het na sluiting ingekomen bericht, maar heeft nagelaten een reactie in te dienen. De heffingsambtenaar heeft dus niet bestreden dat het hogere tarief van toepassing is, ook in deze zaak. 

17.2. De rechtbank zal het beroep gegrond verklaren en de bestreden uitspraak vernietigen voorzover daarbij tweemaal € 296 is toegekend voor de proceshandelingen in bezwaar. De rechtbank zal zelf voorzien in de zaak en bepalen dat een vergoeding van tweemaal € 624 op zijn plaats is. Voor de goede orde vermeldt de rechtbank dat de heffingsambtenaar alleen het verschil tussen de twee punten á € 624 en het reeds daadwerkelijk betaalde bedrag aan proceskosten voor de indiening van het bezwaar en de aanwezigheid op de hoorzitting hoeft te betalen. Dat verschil betreft een bedrag van € 628.

Proceskosten beroepsfase

18. De rechtbank ziet gelet op het voorgaande aanleiding voor een proceskostenvergoeding in beroep. Gezien het verloop van deze procedure en het feit dat eiser met een éénregelig briefje een belang heeft ingebracht, acht de rechtbank in goede justitie een vergoeding passend van 10% van het bedrag dat forfaitair wordt vergoed voor het indienen van een beroepschrift. De heffingsambtenaar zal worden veroordeeld tot betaling van € 87,50 aan proceskosten in beroep. De rechtbank zal zoals te doen gebruikelijk bepalen dat dit bedrag aan eiser moet worden betaald. De gemachtigde van eiser heeft verzocht om te bepalen dat dit bedrag aan hem zelf moet worden overgemaakt, maar daarvoor ziet de rechtbank geen enkel aanknopingspunt.

Beslissing

De rechtbank:

• verklaart het beroep gegrond;
• vernietigt de bestreden uitspraak op bezwaar ten aanzien van de toegekende proceskostenvergoeding;
• kent aan eiser een proceskostenkostenvergoeding toe voor de bezwaarfase van
  € 1.376,26 (onder aftrek van het al betaalde bedrag van € 748,26);
• bepaalt dat deze uitspraak in de plaats treedt van het vernietigde deel van de uitspraak op bezwaar;
• veroordeelt de heffingsambtenaar in de proceskosten van eiser in beroep tot een bedrag van € 87,50;
• bepaalt dat de heffingsambtenaar het door eiser betaalde griffierecht van € 51 aan hem vergoedt.

Deze uitspraak is gedaan door mr. M. de Vries, rechter, in aanwezigheid van M. Brok, griffier. De uitspraak is in het openbaar geschied op 19 november 2024.